Présentation
Ce guide s'adresse aux personnes qui configurent GECO pour leur commune et à celles qui gèrent une instance : chancellerie, secrétariats, présidences de commission, etc. Pour l'utilisation courante du portail (consulter une séance, annoncer une absence…), voir le guide utilisateur, à commencer par L'interface.
Le principe
GECO organise la vie politique de la commune en instances : exécutif, législatif, commissions, groupes de travail, et tout autre espace utile à la commune. Toutes les instances reposent sur le même modèle. Chacune active les fonctions dont elle a besoin : membres, séances, ordre du jour avancé, PV, préavis, jetons de présence, etc.
Les personnes accèdent au portail par leurs mandats (élu·e·s) ou par leur compte d'employé·e. Ce qu'elles peuvent faire dépend de droits, donnés au niveau de la commune ou de chaque instance.
Mettre en place une commune
Dans l'ordre :
- Paramètres de la commune : nom, invitations, adresse de réponse.
- Groupes et droits des employé·e·s, puis les comptes du personnel.
- Législature en cours et groupes politiques.
- Instances : création et choix des options, en s'aidant des exemples de configuration. Puis catégories et menu.
- Comptes des élu·e·s et mandats dans chaque instance. Si l'invitation automatique est active, les invitations partent le soir même.
- Séances de l'année.
- Si la commune les gère dans GECO : jetons de présence.
Le travail courant
| Tâche | Où |
|---|---|
| Planifier, préparer et convoquer une séance | Créer des séances, Préparer l'ordre du jour, Convoquer |
| Saisir les présences | Gérer les présences |
| Rédiger et communiquer le PV | Rédiger le procès-verbal |
| Publier une information | Actualités et messages |
| Nouvel·le élu·e, départ, changement de fonction | Mandats et membres |
| Fin de législature | Législatures |
| Vérifier qu'un e-mail est bien parti | Suivi des e-mails |
| Payer les jetons de présence | Décomptes |
Support
Certains réglages sont faits par Bluestar Solutions : sous-domaine, logo, SSO, double authentification obligatoire, SMS, modèles de documents. Voir Paramètres gérés par Bluestar Solutions.