Convoquer une séance
Sur la page de séance : Convoquer. Le bouton est disponible jusqu'au jour de la séance.
Le texte de la convocation à gauche, l'aperçu de l'e-mail à droite.
- Relisez et adaptez le texte et le pied de la convocation. Ils sont préremplis à partir du modèle de l'instance, avec la liste des documents.
- Vérifiez l'aperçu de l'e-mail. Cochez Copie pour suppléant·e pour voir la version envoyée aux suppléant·e·s.
- Si besoin, Envoyer un email de test vous l'envoie à vous seul·e.
- Cliquez sur Envoyer, puis confirmez.
Enregistrer garde vos modifications sans envoyer. Régénérer les textes d'origine repart du modèle, par exemple après avoir ajouté des documents.
Qui reçoit la convocation
- les membres de l'instance à la date de la séance ;
- les observateur·trice·s (membres de l'instance observatrice) ;
- les suppléant·e·s, en copie pour information ;
- les personnes et groupes avec le droit Notifications, en copie pour information.
Chaque membre et suppléant·e reçoit la convocation soit par e-mail, soit par courrier postal, selon sa méthode de convocation. À l'envoi, GECO génère un PDF qui regroupe les convocations des personnes au courrier postal, prêt à imprimer. Il apparaît dans la barre des traitements, en bas de l'écran. Les copies pour information partent toujours par e-mail.
Après l'envoi
- La séance affiche « Convoquée le … » et le décompte des présences.
- Les membres accèdent à l'ordre du jour et aux documents.
- La liste des présences est créée, avec toutes les personnes convoquées à l'état « Indéterminé ».
Vous pouvez convoquer à nouveau, par exemple après un changement important : un nouvel e-mail part à tout le monde.