Créer des séances
Il faut le droit Gestion des séances sur l'instance.
- Sur la page de l'instance, ouvrez les séances, puis cliquez sur le bouton d'ajout.
- Saisissez le début, la fin et le lieu. La durée s'affiche à côté de l'heure de fin.
- Si besoin, choisissez un tarif de présence propre à cette séance (voir Tarifs).
- Avec l'ordre du jour avancé, ajustez si besoin les options de cette séance : édition du PV, préavis, divers éditable par les membres.
- Avec l'ordre du jour simple, saisissez directement l'agenda et les remarques.
- Cliquez sur Enregistrer, ou sur Enregistrer et ajouter une autre.
Après deux « Enregistrer et ajouter une autre » : les séances créées s'affichent à droite.
Planifier l'année
Enregistrer et ajouter une autre garde le formulaire ouvert et reprend l'horaire et le lieu de la séance précédente : il suffit de changer la date. Les séances créées s'affichent à droite. Les membres voient tout de suite les dates dans leurs listes et dans leur agenda synchronisé.
Numérotation
Si l'instance numérote ses séances, chaque nouvelle séance prend le numéro suivant. Vous pouvez le corriger en modifiant la séance.
Modifier ou supprimer une séance
Depuis la page de séance : Modifier ou Supprimer.
Supprimer une séance convoquée et à venir l'annule :
- une actualité « Annulation de la séance du … » est publiée dans l'instance, avec le type de message choisi dans les paramètres de la commune ;
- elle est envoyée par e-mail aux membres, aux observateur·trice·s, aux suppléant·e·s et aux personnes avec le droit Notifications.
La séance est supprimée avec ses documents. Si le paramètre « type de message pour les annulations » est vide, rien n'est publié ni envoyé.
Séance passée non convoquée
Pour une séance déjà passée et jamais convoquée (par exemple une reprise d'archives), le bouton Publier rend la séance et ses documents visibles aux membres, sans envoyer d'e-mail.