Mandats et membres

Un mandat relie une personne à une instance pour une période. C'est lui qui donne l'accès, les convocations, la place dans la liste des présences et le droit aux jetons.

Sur la page de l'instance : Membres.

Ajouter un membre

1. Cliquez sur le bouton d'ajout.
2. Choisissez la personne.
3. Pour une instance qui suit les législatures, choisissez la législature.
4. Indiquez la date de début (du). Laissez au vide si la fin n'est pas connue : la clôture de la législature la remplira.
5. Cochez si besoin :
   • Suppléant·e (si l'instance a des suppléant·e·s) ;
   • À titre consultatif, et précisez membre en tant que (par exemple « représentant·e de l'exécutif »).
6. Donnez si besoin des droits liés au mandat : gestion de l'instance, des séances, des messages, des pages web.
7. Enregistrez.

Si l'invitation automatique est active, un·e élu·e sans compte activé reçoit l'e-mail de bienvenue le soir même.

Annonce des changements de composition

Chaque nuit, GECO publie dans l'instance une actualité « Instance - Modification des membres » qui liste les entrées et sorties dont la date est passée, par exemple « Jeanne Dupont est devenue membre titulaire le 01.06.2026 ». L'actualité est visible sur la page de l'instance et le tableau de bord des membres, sans envoi d'e-mail. Les nouveaux membres reçoivent aussi l'instance dans leurs favoris.

• Seuls les changements datés des 15 derniers jours ou à venir sont annoncés : la saisie de mandats passés (reprise d'historique) ne publie rien.
• Le type de l'actualité se choisit dans les paramètres de la commune. Laissez ce paramètre vide pour ne plus publier ces annonces.

Terminer un mandat

Ne supprimez pas un mandat : saisissez sa date de fin. L'historique est conservé et la personne perd l'accès après cette date. Les fonctions et dicastères du mandat se terminent avec lui. GECO les liste avant l'enregistrement.

Supprimez seulement un mandat saisi par erreur.

Passage de suppléant·e à membre

Ne modifiez pas le mandat de suppléant·e : terminez-le la veille, puis créez un nouveau mandat de membre. Deux mandats d'une même personne dans une instance ne peuvent pas se chevaucher, et l'historique garde ainsi les deux périodes.

Fonctions

Les fonctions du bureau (présidence, vice-présidence, secrétariat…) se définissent dans Général → Fonctions, avec un libellé masculin et un libellé féminin. Chacune peut être liée à une fonction de séance : sa ou son titulaire la reçoit alors automatiquement quand elle ou il est pointé·e présent·e (voir Fonctions de séance).

Pour les attribuer : Attribution des fonctions. Choisissez le membre, la fonction et les dates. Le bureau affiché sur la page de l'instance suit ces attributions, avec le libellé accordé à la personne.

Dicastères

Pour une instance avec dicastères (typiquement l'exécutif) :

• Dicastères → Gérer les dicastères : nom, acronyme et dates ;
• Attribution de dicastère : le membre, le dicastère et les dates.

Pour changer un dicastère, terminez l'attribution actuelle et créez-en une nouvelle.

Instances sans législature

Si l'instance ne suit pas les législatures, les mandats n'ont pas de législature et restent ouverts lors d'un changement de législature. C'est utile pour un groupe de travail de longue durée ou un intranet géré par mandats.