Décomptes

Configuration → Décomptes.

Calculer un décompte

1. Cliquez sur Créer.
2. Donnez un titre (par exemple « Jetons — 2e semestre ») et la date de fin du décompte.
3. Enregistrez. Le calcul s'exécute en arrière-plan.

Le décompte reprend toutes les séances et présences complémentaires pas encore décomptées jusqu'à cette date, y compris celles ajoutées après coup sur une période déjà traitée. Une séance n'est jamais comptée deux fois. Seules les séances d'une instance ou d'une séance qui a un tarif sont prises en compte.

À la fin du calcul, des avertissements signalent ce qui manque ou paraît incohérent :

• séances sans heures effectives de début et de fin ;
• personnes dont le profil ne permet pas d'établir la QR-facture (IBAN, code postal ou localité manquant) ;
• heures d'arrivée ou de départ en dehors de l'horaire de la séance ;
• présences ignorées parce que l'heure de départ précède l'heure d'arrivée.

Les avertissements affichés à la fin du calcul.

Contrôler

Cliquez sur un décompte pour l'ouvrir. L'en-tête rappelle la date de fin, le statut (Provisoire ou Validé) et les dates d'envoi. La liste donne chaque bénéficiaire et son montant. « Données manquantes » signale les profils incomplets pour la QR-facture.

Un décompte provisoire : un profil incomplet au milieu des bénéficiaires.

• Cliquez sur une personne pour voir le détail de son décompte : chaque séance ou présence complémentaire, avec son montant.
• Le menu de chaque ligne propose Imprimer le décompte (le décompte individuel en PDF), Recalculer le décompte et le profil de la personne.

Le détail du décompte d'une personne.

Tant que le décompte est provisoire, les personnes qui gèrent la configuration peuvent encore corriger les présences des séances concernées.

Envoyer le décompte provisoire

Envoyer le décompte provisoire ouvre le texte de l'e-mail, propre à la commune et modifiable avant l'envoi. Le texte proposé fixe un délai de contestation de 20 jours. Chaque bénéficiaire reçoit son décompte provisoire en PDF.

Le texte de l'e-mail, avant l'envoi du décompte provisoire à tous les bénéficiaires.

Corriger

Après une contestation, corrigez la présence dans la séance concernée, puis, depuis le menu de la ligne de la personne :

1. Recalculer le décompte ;
2. Renvoyer le décompte provisoire, avec un message adapté. Cette action n'apparaît qu'une fois le décompte provisoire envoyé.

Décompte définitif

Une fois le délai passé et les corrections faites, cliquez sur Envoyer le décompte définitif. Une alerte signale encore les profils incomplets : leur QR-facture ne pourra pas être établie. Chaque bénéficiaire reçoit son décompte définitif par e-mail, avec le PDF en pièce jointe.

Le décompte passe à l'état Validé :

• les présences des séances concernées ne sont plus modifiables ;
• le décompte ne peut plus être recalculé, modifié ni supprimé ;
• l'export comptable est préparé dans la foulée.