Créer une instance et choisir ses options
Toutes les instances reposent sur le même modèle. C'est le choix des options qui fait d'une instance un exécutif, un législatif, une commission, un groupe de travail ou un intranet. Voir les exemples de configuration.
Créer l'instance
Il faut le droit Créer des instances.
- Ouvrez la catégorie voulue, depuis le menu ou depuis Configuration → Catégories d'instances.
- Cliquez sur Nouvelle instance.
- Saisissez le nom, l'acronyme éventuel et la date de début (du). Laissez la date de fin (au) vide.
- Choisissez les options, puis enregistrez.
Par la suite, la configuration se modifie depuis la page de l'instance, bouton Général.
Options principales
Les icônes sont celles de l'écran de configuration.
| Option | Effet |
|---|---|
| Gestion des membres | Gère la composition de l'instance : mandats datés, fonctions, dicastères, suppléant·e·s, liste des présences. Ne peut plus être changé après la création : une instance créée avec le mauvais réglage doit être recréée. |
| Publiée sur le site public | Rend l'instance disponible pour le site web de la commune, s'il est connecté à GECO. Voir Visibilité et site public. |
| Réservée à ses membres | Masque l'instance aux personnes qui n'y ont pas accès. Voir Visibilité et site public. |
| Séances | Permet de planifier et convoquer des séances. |
| Jetons de présences | Active le calcul des jetons pour les séances de l'instance. |
| Convoquer les membres de l'instance | Convoque comme observateur·trice·s les membres d'une autre instance. Voir Instance observatrice. |
Séances
Section visible si l'option Séances est cochée.
| Option | Effet |
|---|---|
| Modèles de convocation | Modèles de convocation et de PV utilisés par l'instance (Modèles de documents). |
| Numérotation des séances | Chaque nouvelle séance prend le numéro de la précédente + 1. |
| Gestion avancée des séances | Ordre du jour en catégories et en points. Ne s'applique qu'aux séances créées ensuite. |
Avec la gestion avancée, des options supplémentaires sont disponibles :
| Option | Effet |
|---|---|
| Édition des PV de séance | Le PV est rédigé dans GECO, point par point. |
| ↳ PV en direct | Les membres voient le PV se rédiger en direct. |
| ↳ Tâches | Permet d'attribuer des tâches sur les points du PV, avec une description par défaut. |
| Préavis | Les membres donnent un préavis sur chaque point (instances avec gestion des membres). |
| Notes personnelles sur les points | Chacun·e annote les points pour soi. |
| Partage de points de l'ordre du jour | Permet d'envoyer un point par e-mail. |
| Rotation automatique des catégories | La dernière catégorie de l'ordre du jour passe en premier à la séance suivante. |
| Numérotation des points de l'ordre du jour | Les points sont numérotés manuellement. |
| Divers éditable par les membres | Les membres ajoutent des points dans la catégorie choisie. |
| Ajouter un point pour l'adoption du PV | Ajoute automatiquement, dans la catégorie choisie, un point pour adopter le PV de la séance précédente. |
Les options PV, préavis et divers peuvent aussi être ajustées séance par séance.
Jetons de présence
Section visible si l'option Jetons de présences est cochée.
- Tarif de présence pour les séances : tarif appliqué par défaut à chaque séance (Tarifs) ;
- Présences complémentaires : permet de saisir des présences hors séance (Saisie).
Membres
Section visible si l'option Gestion des membres est cochée.
| Option | Effet |
|---|---|
| Nombre de membres | Effectif prévu, affiché à côté de l'effectif réel (par exemple 40 / 41). |
| Dicastères | Permet d'attribuer des dicastères aux membres (typiquement l'exécutif). |
| Suppléant·e·s | Permet d'avoir des suppléant·e·s, choisi·e·s dans le même groupe politique. |
| ↳ Suppléance libres | N'importe quel·le élu·e actif·ve peut être désigné·e comme suppléant·e, sans condition de groupe ni de mandat dans l'instance. C'est alors l'administration qui le ou la désigne, plus le ou la membre absent·e. |
| Grouper les membres par groupes politiques | Affichage des membres par groupe sur la page de l'instance. |
| Suit les législatures | Les mandats sont rattachés à une législature et se terminent à sa clôture. Peut être désactivé, mais pas réactivé si l'instance a des mandats. |
| Les membres élus n'ont pas droit aux jetons de présence | Les élu·e·s membres de cette instance ne touchent jamais de jetons, quelle que soit la séance (par exemple l'exécutif). Ne concerne pas le personnel communal. |
| Fonctions | Fonctions du bureau (présidence, vice-présidence, secrétariat…), avec un libellé masculin et féminin, des dates et, si besoin, la fonction de séance qui leur correspond. |
Les actions sur une instance
Avec le droit Gestion de l'instance, la page de l'instance propose un menu Configuration. Ses entrées dépendent des options de l'instance :
- Général : la configuration ci-dessus ;
- Membres : les mandats (Mandats et membres), si la gestion des membres est active ;
- Droits (Les rôles d'administration) ;
- Dicastères, si les dicastères sont actifs ;
- Attribution des fonctions du bureau, si la gestion des membres est active ;
- Catégories de l'ordre du jour, en gestion avancée des séances ;
- Présences complémentaires, si l'option est active (jetons) ;
- Supprimer.
Le menu Configuration d'une commission qui a des présences complémentaires.