Convocation et page de séance
La convocation
Quand l'administration convoque une séance, vous recevez un e-mail (ou un courrier, selon la méthode de convocation de votre profil). L'e-mail contient le texte de la convocation, les liens vers les documents et trois boutons :
- Voir la séance ;
- Ajouter à mon agenda ;
- Annoncer mon absence (voir Annoncer une absence).
Si vous recevez la convocation en copie, une mention en rouge l'indique en haut de l'e-mail :
- « Copie pour information en tant que suppléant·e » ;
- « Copie pour information : vous n'êtes pas convoqué·e à cette séance ».
Dans ce cas, le bouton « Annoncer mon absence » n'apparaît pas.
L'e-mail de convocation, avec ses boutons pour ouvrir la séance, l'ajouter à son agenda ou annoncer son absence.
Une séance planifiée mais pas encore convoquée apparaît déjà dans les listes, avec sa date et son lieu. L'ordre du jour et les documents ne sont visibles qu'après la convocation.
Trouver une séance
- Tableau de bord : prochaines et dernières séances ;
- menu Séances : toutes vos séances, toutes instances confondues ;
- page de l'instance : ses prochaines et dernières séances ;
- e-mail de convocation : bouton « Voir la séance ».
La page de séance
Le haut d'une séance convoquée : le nombre de convoqué·e·s et les actions disponibles.
En haut de la page :
- l'instance, la date, l'heure et le lieu. Les flèches mènent à la séance précédente ou suivante de la même instance ;
- le décompte des présences : convoqué·e·s, excusé·e·s, présent·e·s, absent·e·s et, si elle est définie, la majorité. Quand l'instance a des observateur·trice·s, un bouton permet de basculer entre membres et observateur·trice·s ;
- la date de la convocation et, si vous êtes convoqué·e, le lien Annoncer mon absence (voir Annoncer une absence) ;
- des boutons :
- Ajouter à mon agenda : télécharge la séance pour votre agenda ;
- Exporter les fichiers : prépare un fichier ZIP avec tous les documents de la séance, votre convocation et, s'il a été déposé, le PV ;
- Convocation : génère la convocation en PDF ;
- Présences : liste des présences, en lecture seule.
Le décompte des présences, l'annonce d'absence et la liste des présences n'existent que dans les instances qui gèrent leurs membres.
L'export des fichiers et la convocation en PDF sont préparés en arrière-plan. Le fichier apparaît dans la barre des traitements, en bas de l'écran.
La suite de la page dépend du type d'ordre du jour de l'instance : voir Ordre du jour et documents.