Séances en mode avancé
Le mode avancé offre une structure plus détaillée et des fonctionnalités supplémentaires. Le choix du mode (simple ou avancé) est une configuration définie par l'administration pour chaque instance selon ses besoins.
Convocation par email
Comme pour le mode simple, vous recevez un email de convocation contenant :
- Les informations de la séance (date, heure, lieu)
- Un lien vers la page de la séance
- Un lien pour s'excuser
- Les liens vers les documents
📧 Note : Les suppléants reçoivent également l'email avec la mention "Copie pour information en tant que suppléant".
Accéder aux séances
Les séances en mode avancé sont accessibles de la même manière que les séances en mode simple :
- Depuis le tableau de bord
- Depuis le menu "Toutes les séances"
- Depuis la page de l'instance
- Depuis l'email de convocation
Page d'une séance en mode avancé
Structure de l'ordre du jour
L'ordre du jour est organisé en chapitres qui contiennent des points :
📂 Chapitre 1 : Administration générale
• Point 1.1 : Approbation du PV
• Point 1.2 : Communications
📂 Chapitre 2 : Finances
• Point 2.1 : Budget 2024
• Point 2.2 : Comptes 2023
📂 Chapitre 3 : Urbanisme
• Point 3.1 : Demande de permis de construire
Détail d'un point
Chaque point dispose d'informations complètes :
📌 Titre
Le titre du point tel qu'il apparaît dans l'ordre du jour.
📝 Résumé
Un bref résumé du sujet traité.
📄 Développement
Le développement complet du point. Si le développement est très long, il est généralement fourni sous forme de document joint.
💡 Propositions de décision
Les propositions de décision soumises au vote (pour l'exécutif ou la commission).
📎 Documents et liens
Les documents ou liens attachés spécifiquement à ce point :
- Rapports
- Présentations
- Documents de référence
- Liens externes
Fonctionnalités supplémentaires
Selon la configuration de votre instance, certaines fonctionnalités supplémentaires peuvent être disponibles :
Donner un préavis
Certaines instances permettent aux membres de donner un préavis sur certains points. Cette fonction permet d'exprimer un avis consultatif avant la prise de décision.
Tâches
Des tâches peuvent être assignées directement depuis la séance :
- Attribution à un membre de l'exécutif et à un·e chef·fe de service
- Description de la tâche
- Gestion de statut simple (à faire/fait)
Procès-verbaux en temps réel
Le mode avancé offre la possibilité d'activer la prise de procès-verbal directement dans GECO.
Onglet Procès-verbal
Si l'option est activée, un 2ème onglet "Procès-verbal" est disponible sur la page de séance.
Modifications en temps réel
Les modifications du PV sont affichées en temps réel pour tous les participants à la séance. Cela permet :
- De suivre la rédaction du PV pendant la séance
- De valider les décisions au fur et à mesure
- D'assurer l'exactitude des informations consignées
PV de la séance précédente
Comme en mode simple, le PV de la séance précédente est affiché et peut être approuvé.
Télécharger les documents
Documents par point
Les documents attachés à chaque point peuvent être téléchargés individuellement en cliquant dessus.
Gérer sa présence
Pour annoncer votre absence à une séance, consultez le guide dédié.
📖 Plus d'informations : Gérer sa présence
Différences avec le mode simple
| Fonctionnalité | Mode simple | Mode avancé |
|---|---|---|
| Structure ODJ | Liste de points | Chapitres → Points |
| Détail des points | Basique | Complet (résumé, développement, propositions) |
| Documents | Liste séparée | Attachés aux points |
| PV | PDF uniquement | Temps réel dans GECO |
| Préavis | Non | Oui (Exécutif seulement) |
| Tâches | Non | Oui (Exécutif seulement) |
ℹ️ Configuration : Le mode de gestion des séances (simple ou avancé) est défini par l'administration pour chaque instance selon ses besoins. Une même commune peut utiliser le mode simple pour certaines instances et le mode avancé pour d'autres.